对于想要摆脱 Excel 的 B2B 企业，有没有简单易用的 CRM 系统？

对于很多 B2B 企业来说，Excel 曾经是管理客户资料最方便的工具。

销售人员可以用表格记录客户名称、联系人、电子邮件、历史沟通记录和跟进计划。业务量不大的时候，这种方式简单直接，也不需要额外学习新的软件。

但随着客户数量增加，原本简单的表格管理方式就可能变得越来越吃力。

销售人员联系过哪些客户？上次沟通谈到了什么？哪些客户已经收到报价？哪些客户需要再次联系？如果这些信息分散在不同的 Excel 文件、邮件和聊天记录中，就很难快速了解每个客户的完整情况。

因此，不少 B2B 企业开始考虑使用 CRM 客户管理系统，希望在不增加太多操作负担的情况下，让客户资料、销售沟通和跟进计划得到统一管理。

那么，对于想要摆脱 Excel 的企业来说，应该如何选择一套简单易用的 CRM 系统？

一、为什么 Excel 不再适合管理越来越多的客户？

Excel 并不是不能管理客户，而是它更适合以表格为中心的数据记录。当客户跟进涉及多个销售人员、不同沟通渠道和持续变化的业务状态时，单纯依赖表格就容易出现管理上的局限。

例如，一家 B2B 企业通过邮件联系潜在客户。

销售人员先发送产品介绍，几天后再次跟进，随后根据客户需求提供报价。如果客户暂时没有回复，销售人员还需要安排下一次联系。

这些信息如果只保存在邮件中，销售人员需要逐个打开邮件查找历史记录；如果只保存在 Excel 中，又需要手动更新沟通情况和跟进时间。

当客户数量不断增加时，容易出现以下问题：

• 客户资料分散，难以快速查找。

• 历史沟通记录不完整，接手客户时缺少背景信息。

• 跟进计划依赖个人记忆，容易遗漏。

• 多名员工共同管理客户时，信息交接不够顺畅。

• 管理人员难以及时了解客户的跟进进度。

这些问题并不一定意味着企业需要一套功能非常复杂的 CRM，而是说明客户管理需要更加清晰、统一的记录方式。

二、选择 CRM 时，不必一开始就追求复杂功能

CRM 系统的功能范围差异很大。

有些产品侧重客户资料和销售机会管理，有些还包含营销自动化、销售预测、复杂的审批流程和数据分析功能。

但对于希望从 Excel 迁移到 CRM 的企业来说，首先应该考虑日常工作中真正需要解决的问题。

1. 客户资料能否集中管理？

系统应能够统一记录客户名称、联系人、联系方式及相关业务信息，让员工不必在多个文件之间反复查找。

2. 能否查看完整的客户跟进记录？

销售人员需要了解过去联系过客户几次、沟通过什么内容，以及客户目前的需求和反馈。

如果更换负责人，也应尽可能保留必要的客户背景信息，减少重复沟通。

3. 能否安排下一次跟进？

客户管理不应该停留在记录过去。

对于尚未成交的客户，销售人员通常还需要安排下一次联系时间，并明确后续行动。

4. 操作是否足够简单？

如果员工每次联系客户后，都需要填写大量字段、进入多个页面才能完成记录，CRM 就可能增加额外工作量。

因此，企业应该重点体验客户录入、跟进记录和日常查询等高频操作，而不是只看功能列表有多长。

5. 是否方便导入现有 Excel 数据？

从 Excel 迁移到 CRM 时，企业通常已经积累了一定数量的客户资料。

如果系统支持表格导入，并且能够正确处理字段对应和重复客户，就可以减少重新录入的工作。

三、CRM 应该怎样融入销售人员的日常工作？

一套 CRM 是否真正好用，不能只看界面是否简洁，还要看它是否符合实际销售流程。

例如，一名销售人员今天联系了三位客户。

客户 A 对产品有兴趣，希望先了解详细资料。

客户 B 已经收到报价，需要等待反馈。

客户 C 暂时没有采购计划，双方约定下个月再联系。

如果 CRM 只记录客户名称和联系方式，销售人员仍然需要依靠自己的记忆安排后续工作。

如果能够进一步记录客户状态、沟通内容和下一次跟进计划，就可以更清楚地管理这些客户。

企业也可以根据实际业务设置少量、明确的客户状态，例如：

• 待联系

• 沟通中

• 已报价

• 跟进中

• 已成交

• 暂停跟进

具体状态应根据企业的销售流程设置，不必为了显得专业而设计过多阶段。

对于销售人员来说，最重要的是能够快速判断哪些客户需要跟进，以及下一步应该做什么。

对于管理人员来说，则可以通过客户记录了解销售活动和客户进展，而不必频繁向员工询问每位客户的最新情况。

四、邮件和客户沟通记录，需要特别关注什么？

对于以直接联系客户为主要获客方式的 B2B 企业来说，电子邮件往往是重要的沟通渠道。

因此，在选择 CRM 时，除了客户资料和跟进提醒，还应该关注邮件记录如何管理。

例如，销售人员向客户发送了一封产品介绍邮件，之后又发送报价和补充资料。

如果系统能够通过邮箱集成自动关联邮件，就可以减少手动复制沟通内容的工作。

但并不是所有 CRM 都会自动记录所有邮件。具体能力可能取决于产品版本、邮箱类型和集成设置。

企业在试用时，可以重点检查：

• 已发送的邮件能否关联到对应客户？

• 收到的邮件是否能够纳入客户沟通记录？

• 邮件记录是否支持查看历史往来内容？

• 跟进提醒是否能够及时通知负责人？

如果邮件需要手动复制到 CRM 中，员工就可能因为操作繁琐而逐渐放弃记录。

因此，企业应优先测试真实业务流程，而不是仅根据产品宣传页面判断系统是否适合。

五、从 Excel 迁移到 CRM，应该怎样开始？

企业不一定需要一次性迁移所有历史资料，也不必在上线第一天就配置复杂的销售流程。

更稳妥的做法，是先整理现有客户数据，再用真实业务进行试用。

首先，清理 Excel 中的重复客户，统一公司名称、联系人和联系方式等基本信息。

其次，明确哪些字段是日常工作必需的，例如客户名称、负责人、客户状态、最近联系时间和下一次跟进计划。

然后，选择一部分真实客户导入 CRM，测试客户查询、跟进记录和任务提醒等功能。

试用期间，还可以安排销售人员实际完成一周的日常工作，观察系统是否容易使用，以及是否减少了重复录入和信息查找。

最后，再根据实际反馈决定是否扩大使用范围。

迁移 CRM 的目的不是把 Excel 原样复制到另一个系统，而是建立更方便、更可靠的客户管理方式。

六、LiangtingsERP 如何管理客户信息？

对于希望统一管理客户资料和日常业务的企业，除了独立的 CRM 软件，也可以考虑将客户管理纳入企业整体的业务管理系统。

LiangtingsERP 提供线索管理、客户管理、合同管理和销售订单等相关功能，可以帮助企业整理客户资料，并根据实际业务需求管理后续销售活动。

当企业需要进一步管理合同、订单、发货和回款时，也可以在同一套业务管理系统中使用相应模块，减少客户信息与后续业务记录分散在不同工具中的情况。

LiangtingsERP 注重功能实用、界面简洁和操作简单，支持独立部署。企业可以根据实际管理需求选择相应版本，而不必一开始就启用所有业务功能。

如果企业目前主要使用 Excel 管理客户，可以先梳理现有客户资料和跟进流程，再结合实际需求评估系统是否适合。

需要注意的是，邮件自动同步、自动跟进提醒等能力，应以具体版本的实际功能及集成配置为准，不能仅凭客户管理模块就默认具备。

总结

从 Excel 转向 CRM，并不意味着企业必须选择一套功能庞大的销售管理平台。

对于希望改善客户管理的 B2B 企业来说，更重要的是集中保存客户资料、记录历史沟通、安排后续跟进，并让销售人员能够方便地查看客户进展。

在选择系统之前，建议先明确实际需求，再使用真实客户数据进行试用，重点检验日常操作是否简单、记录是否方便，以及现有业务流程能否顺畅运行。

好的 CRM 不只是保存客户信息，更应该帮助企业持续跟进客户，让重要的沟通和销售机会不再依赖个人记忆。

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